Vorbereiten des neuen Schuljahres mit dem cevex Server

Um die Daten mehrerer Schuljahre verwalten zu können, verwendet der cevex Server so genannte Zeiträume. Einzelnoten, Endnoten, Fehlzeiten sowie sämtliche Klassenleiter- und Fachlehrerzuordnungen beziehen sich immer auf einen solchen Zeitraum. Auf diese Weise bleiben alle Zensuren, aber auch die Fachlehrerzuordnungen aus vergangenen Schuljahren erhalten. Für die tägliche Arbeit sind meist nur die Leistungsdaten aus dem aktuellen Schuljahr interessant. Aus diesem Grund wird der Zeitraum, der die Daten des aktuellen Schuljahres enthält, als aktueller Zeitraum bezeichnet. Die Lehrer erhalten standardmäßig bei der Anmeldung am Server nur die Daten aus diesem Zeitraum. Um das neue Schuljahr vorzubereiten, muss ein neuer Zeitraum angelegt werden.

Datensicherung

Wichtig: Fertigen Sie vor der Umstellung eine Datensicherung an. Verwenden Sie den cevex Administrator und die Menüpunkte Extras - Datensicherung.

Anlegen eines neuen Zeitraumes

Wenn ein neues Schuljahr beginnt, legen Sie einen neuen Zeitraum an. Die Zensuren und Fachlehrerbeziehungen des vergangenen Schuljahres verbleiben im alten Zeitraum.

  1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Zeiträume.
  2. Wählen Sie den Menüpunkt Aktionen - Neu.

Geben Sie hier das Schuljahr und die Bezeichnung des neuen Zeitraums an.

Empfohlene Einstellungen:

  • Schuljahr: 2023/2024
  • Bezeichnung: Schuljahr 2023/2024
  • Aktiv: Aktiviert
  • Schreibgeschütz: Deaktiviert

Hinweis: Die Optionen Aktiv und Schreibgeschützt legen fest, ob die Lehrer Informationen aus dem Zeitraum abrufen können (Aktiv) bzw. eintragen können (schreibgeschützt).

Klicken Sie auf Ok, um den Dialog zu schließen. Der Zeitraum wird nun in der Liste angezeigt.

Klicken Sie den Zeitraum (2022/2023) in der Listenansicht an. Wählen Sie im Aufgabenbereich den Eintrag Standardprofil/Berechnungsprofil aus. Geben Sie Beginn und Ende der Schulhalbjahre ein. Meistens sind zwischen den beiden Schulhalbjahren Ferien. Es wird jedoch dringend empfohlen, das zweite Halbjahr direkt auf das erste Halbjahr folgen zu lassen, also diese Ferienzeit nicht zu berücksichtigen.

Beispiel Thüringen:

  • 1. Halbjahr 21.08.2023 bis 09.02.2024
  • 2. Halbjahr 10.02.2024 bis 19.06.2024

Informationen zu den Einstellungen finden Sie in der Dokumentation im Abschnitt "Festlegen spezieller Grunddaten für einen Zeitraum".


Wichtig: Klicken Sie im Menü auf Datei - Grundlagen und stellen sie das aktuelle Schuljahr als "Aktueller Zeitraum" ein. Bestätigen Sie mit OK.


Abschließende Aufgaben

Wenn Sie Aktualisierungsverbindungen einsetzen (um Daten aus einer anderen Software zu übernehmen), können Sie nun die Aktualisierungen ausführen, es werden dann nur die Daten im aktuellen Zeitraum geändert. Mit diesem Vorgang wird auch die Versetzung ausgeführt. Wechseln Sie links zu AktualisierungsverbindungenIn diesem Fall sollten Sie keine Klassen, Gruppen und Zuordnungen aus einem vorhergehenden Zeitraum übernehmen. Wenn Sie Notenbuchansichten verwenden, können Sie diese aus dem vorhergehenden Zeitraum übernehmen. 

Alle Änderungen an Lehrerzuweisungen oder Klassenzuweisungen beziehen sich nun auf den neuen Zeitraum.

Um Änderungen durch Lehrer an den abgelaufenen Zeiträumen zu vermeiden, klicken Sie den vergangenen Zeitraum doppelt an und aktivieren das Kontrollkästchen Schreibgeschützt. Lehrer können sich nun am Zeitraum anmelden, aber keine Änderungen vornehmen.

Hinweise

  • Zugangsdaten für HomeInfo.Point Zugänge bleiben erhalten
  • Löschen Sie keine Schüler - Schüler, die Sie manuell löschen - werden aus allen Zeiträumen mit allen Noten, Fehlzeiten und anderen Daten entfernt. Wenn Schüler die Schule verlassen haben, dann verschieben Sie diese in die Klasse Entlassen.
  • Sie können Gemeinsame Kalender / Ferien und Feiertage ics-Dateien importieren, die ICS Dateien können Sie hier herunterladen: